Ce qui arrive réellement à vos données.
Où elles sont stockées, qui peut les voir et comment vous les récupérez.
Chaque donnée, son lieu, ses accès, sa durée.
Le détail que vous demanderait un auditeur. Les durées de conservation sont fixées avec vous, par écrit.
| Donnée | Lieu de stockage | Accès | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Dossiers, documents et fichiers clients | Lieu de stockageVotre serveur, dans vos locaux | AccèsLes comptes que vous autorisez, selon leur rôle | Durée de conservationTant que vous le décidez |
| Sauvegardes | Lieu de stockageChaque nuit, un second disque dans vos locaux, et une copie chiffrée gardée en France | AccèsPersonne en usage courant. L’hébergeur de la copie ne peut pas la lire : la clé est chez vous et chez Nexolya | Durée de conservation30 jours d’historique |
| Journal des accès et des actions | Lieu de stockageVotre serveur | AccèsVous, et votre auditeur sur demande | Durée de conservationSelon la durée fixée ensemble |
| Intelligence artificielle : index et historique | Lieu de stockageSur votre serveur : les index qui permettent de retrouver vos documents et, si vous l’activez, l’historique des questions | AccèsLes comptes autorisés, comme pour vos dossiers ; aucun service extérieur | Durée de conservationLes index suivent vos documents : supprimer un document supprime ses extraits. Historique : durée fixée avec vous |
Qui peut voir quoi, et comment c’est protégé.
Un compte par personne
Aucun identifiant partagé : chaque action est rattachée à quelqu’un.
Des droits par rôle
Un collaborateur voit ses dossiers ; seuls les rôles que vous désignez voient le reste.
Des échanges chiffrés
Hors du bureau, votre équipe passe par une connexion privée chiffrée : rien n’est ouvert sur internet. Les mots de passe et clés d’accès ne sont jamais écrits en clair dans le code.
Un journal des actions
Qui a consulté ou modifié quoi, et quand. Son contenu et sa durée de conservation sont fixés avec vous.
Des sauvegardes séparées
Chaque nuit, automatiquement. Le serveur ne peut pas les effacer, ce qui les protège des rançongiciels.
Des mises à jour suivies
Les correctifs de sécurité sont appliqués dans le cadre de la maintenance.
Intelligence artificielle : installée chez vous.
Quand un système a besoin d’IA, elle tourne aussi chez vous, sur un serveur prévu dans le devis. Vos documents ne sont envoyés à aucun service d’IA extérieur.
Un autre modèle n’est possible que si vous le demandez, par écrit. Nous vous disons alors précisément ce qui serait envoyé, et où.
Un modèle installé chez vous est moins puissant que les plus grands modèles en ligne. L’audit vérifie, sur vos vrais dossiers, s’il suffit pour vos usages.
Tout est fixé avant de commencer.
Six points réglés ensemble, par écrit, avant la première ligne de code.
Où tourne votre outilLe serveur installé dans vos locaux, et celui de l’IA s’il en faut un.
Qui détient les accèsLes accès administrateur, dans quelles situations, et comment vous donnez votre accord.
Vos sauvegardesOù vont les copies, qui garde la clé, et l’essai de remise en route tous les trois mois.
Combien de temps on gardeLa durée de conservation de chaque type de donnée.
En cas d’incidentLa marche à suivre, et votre information sans délai si des données personnelles sont touchées.
Si vous partezLe délai, le format de vos données et les composants utilisés.
Validé ensemble, par écrit
Si nous arrêtons de travailler ensemble.
Vous devez pouvoir partir sans rien perdre.
Vos données vous appartiennent, et le code une fois payé
Vos données n’ont jamais cessé d’être les vôtres. Les droits sur le code vous sont cédés une fois la prestation payée, comme le prévoient les conditions de vente.
Un export complet
Vos données vous sont remises dans des formats ouverts, lisibles par un autre outil.
La documentation et les accès
Documentation technique, accès aux serveurs et aux comptes : tout est transmis, pour qu’un autre prestataire reprenne sans repartir de zéro.
Votre confidentialité, signée noir sur blanc.
- Pour les données personnelles que vous nous confiez, Nexolya agit comme sous-traitant : le contrat de sous-traitance prévu par le RGPD est signé avant le premier accès à ces données, audit compris.
- Un engagement de confidentialité peut être signé avant même l’audit.
Questions fréquentes
L’IA apprend-elle de mes documents ?
Non. Le modèle installé chez vous ne s’entraîne pas sur vos documents : il les lit au moment de répondre, et ils restent sur votre serveur. Chaque installation est séparée : rien de ce qui vous concerne ne sert à un autre client.
Qui, chez Nexolya, peut accéder à mes données ?
La personne qui construit et maintient votre outil, dans trois situations : pendant l’audit, sur les exemples que vous choisissez ; pendant l’installation et la reprise de vos données ; pour la maintenance, avec votre accord. Les accès administrateur et la façon dont vous donnez votre accord sont fixés avec vous, par écrit, avant de commencer.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
La surveillance déclenche une alerte et nous prenons le problème en main sous 24 h ouvrées. Si des données sont touchées, elles sont restaurées depuis la sauvegarde de la nuit : ce qui a été saisi depuis peut être à refaire. Une remise en route est essayée tous les trois mois, dans le cadre de la maintenance.
Pouvez-vous signer un engagement de confidentialité ?
Oui, avant même l’audit si vous le souhaitez. L’accord de sous-traitance RGPD est signé ensuite, avant le premier accès à vos données.
Nos données quittent-elles nos locaux ?
Seulement en copie de secours : chaque nuit, une copie chiffrée avant de partir est gardée chez un hébergeur en France, qui ne peut pas la lire. Ce que Nexolya installe n’ajoute aucun service en ligne qui puisse lire vos données ; vos outils en ligne actuels, comme votre messagerie, restent où ils sont.
Et si internet tombe au bureau ?
Sur place, tout continue de marcher. L’accès depuis l’extérieur, lui, tombe avec la connexion, jusqu’à son retour. Vos clients passent par un relais en France, qui transmet les échanges chiffrés sans pouvoir les lire.
Une question précise sur vos données ?
Posez-la avant tout engagement. La réponse vous est donnée par écrit, pour que vous puissiez la montrer à qui de droit.